Empresa de desenvolvimento de software:
Em uma empresa de desenvolvimento de software, temos uma série de etapas que devem ser seguidas para começarmos a desenvolver um software.
Estas etapas são constituídas por diferentes atividades e exercidas por várias pessoas. Algo importante a ser notado é que essas etapas são interdependentes, isto é, as informações geradas em uma etapa são, muitas vezes, utilizadas nas outras. O fluxo de informações tem, portanto, vital importância neste processo.
Basicamente, temos o seguinte fluxo: Tudo começa com o encontro de um funcionário da empresa com o cliente, que dirá o que quer como resultado do desenvolvimento. Este funcionário tem como objetivo extrair o que é realmente importante das informações que foram passadas a ele. Em seguida entrará com os dados do projeto e do cliente no sistema interno da empresa.
A seguir, estes dados irão para as mãos de um projetista, que será responsável por desenvolver uma solução para o projeto, ou seja, fazer uma modelagem do sistema a ser desenvolvido.
Posteriormente, esta modelagem deverá ir para as mãos de outro funcionário, responsável por apresentá-la ao cliente, de um modo que seja fácil de entender e que faça o cliente perceber se é isso o que ele realmente quer. Neste ponto, o cliente tem duas escolhas. Ou ele aceita o projeto, ou ele o rejeita. Caso ele aceite, esta informação irá ao gerente da empresa, que fará um contrato com o cliente e dará o aval para o início do desenvolvimento. Caso o cliente rejeite, esta informação também irá ao gerente, que decidirá se este projeto volta para as mãos do projetista para ser modificado ou se a empresa desistirá do desenvolvimento, acabando por aqui o processo. Percebe-se aqui que houve um fluxo de trabalho entre os diversos participantes.
Um sistema gerenciador de workflows seria perfeito para ser utilizado como sistema interno desta empresa, pois ele tem justamente a função de mostrar para os participantes corretos quais atividades devem desempenhar e o momento certo em que devem agir. Além disso, o gerente poderia ter um controle completo sobre o andamento do projeto, sobre a produtividade de cada funcionário ou de um grupo de funcionários, fazer auditorias, encontrar possíveis gargalos no processo de produção entre várias outras vantagens.
Vamos supor que a empresa quer, agora, criar um novo departamento: controle de qualidade. Agora, antes da modelagem ir parar nas mãos do funcionário que a apresenta ao cliente, o modelo deve ir para um funcionário do controle de qualidade. O que temos aqui é uma mudança no processo de produção da empresa. Um sistema gerenciador de workflows tem também, como uma de suas características, tornar fácil este tipo de atualização e até mesmo a criação de novos processos.